Rechnungsverarbeitung und Toolmanagement: Mit RPA einfach und effizient - Teil I

Robotic Process Automation (RPA) wird oft als Mittel gesehen, um einfache, repetitive Aufgaben mithilfe eines Software-Roboters abzubilden. Dabei kann RPA viel mehr: Durch eine Orchestrierung der Prozessschritte und das Einbinden verschiedenster Tools in den Prozess können auch vielfältige und komplexe Aufgaben auf den virtuellen Mitarbeiter übertragen werden. Dieses professionelle Management des Roboters und seiner variablen Einsatzmöglichkeiten bezeichnen wir als Enterprise-RPA.

Doch wofür benötigen wir Enterprise-RPA? Eine Einsatzmöglichkeit, die wir bei x-cellent immer wieder aus Gesprächen mit Kunden mitnehmen, ist das häufig als lästig empfundene Verarbeiten von Eingangsrechnungen. Oftmals kommen diese zwar bereits elektronisch per Mail, doch das Auslesen der PDFs und händische Übertragen der Rechnungsdaten erweist sich anschließend als langatmiger und monotoner Prozess. Hier kann uns RPA mit seiner Einbindung externer Tools weiterhelfen, denn für den genau diesen Fall existiert eine Reihe vielversprechender Tools, welche die Rechnungsverarbeitung deutlich vereinfachen.

Diese sogenannten “Invoice Parsing Tools” ermöglichen es, Rechnungen automatisch auszulesen und so relevante Rechnungsdaten wie beispielsweise Datum oder Rechnungsnummer zu erkennen. Sowohl die Übergabe der Rechnung an das externe Tool, als auch der Empfang der ausgelesenen Daten erfolgt hierbei durch Schnittstellen zwischen RPA-Software und Parsing Tool. Nach dem Erhalt der Rechnungen versucht das Tool, die definierten Rechnungsdaten möglichst präzise zu extrahieren. Hierbei kann es jedoch gewisse Schwierigkeiten geben: So kann es durch die Formatierung des Textes oder durch mangelnde Bildschärfe zu Problemen bei der Erfassung der Daten auf der Rechnung kommen. Aus diesem Grund arbeiten fast alle Invoice Parsing Tools mit einer gewissen Fehlertoleranz. Gängig ist beispielsweise die Verwendung eines Akzeptanzwerts von 80 Prozent. Ist sich das Tool zu 80 Prozent sicher, dass eine bestimmte Information richtig extrahiert wurde, so wird diese als korrekt deklariert. Natürlich kann dieser Wert für einzelne Daten angepasst werden, um möglichst gute und vollständige Ergebnisse zu erzielen. Sollte einmal eine Information nicht erkannt werden können, so wird der Nutzer hierüber informiert. In unserem Fall wird diese Info an den Bot übergeben, sodass dieser gegebenenfalls eine entsprechende Fehlermeldung übermittelt.

Unsere Kriterien für Invoice Parsing Tools

Doch Vorsicht ist geboten: Denn während auf den ersten Blick zwar eine Reihe von Tools auf dem Markt existieren, so variieren diese doch deutlich hinsichtlich Funktionalität und einfacher Handhabung. Aus diesem Grund haben wir diese Software mal genauer unter die Lupe genommen und uns überlegt, welche Kriterien für RPA-Anwender am wichtigsten sind.

Zunächst einmal ist natürlich wichtig, dass das Parsing Tool seine Funktion möglichst flexibel und einfach erfüllt. Daher spielen die abgedeckten Input- und Output-Formate hierbei eine große Rolle. Während manche Tools lediglich PDFs einlesen und CSV-Dateien ausgeben können, sind andere Werkzeuge in der Lage auch diverse Bildformate sowie weitere Ausgabeformate wie beispielsweise Json oder XML zu unterstützen.

Hinsichtlich einer einfachen und angenehmen Einbindung der Tools haben wir uns zudem mit den unterstützten Schnittstellen und gegebenenfalls SDKs für verschiedene Programmiersprachen beschäftigt. Unterstützt das eingesetzte RPA-Tool beispielsweise Java als Sprache, so ist auch die Einbindung eines Parsing Tools mit integrierter Java SDK deutlich leichter. Ein weiteres technisches Kriterium, das wir untersucht haben, war die Bereitstellung als On-Premise oder Cloudlösung. Ein Tool, das ich über Schnittstellen in der Cloud ansprechen kann, erweist sich in der Regel als deutlich angenehmer als die entsprechenden On-Premise Lösungen.

Neben diesen eher technischen Merkmalen sollten jedoch auch organisatorische und kaufmännische Kriterien bei der Wahl des geeigneten Parsing Tools berücksichtigt werden. Da es sich bei Rechnungen um Ihre hochsensiblen Daten handelt, müssen Sie besonderen Wert auf eine datenschutzkonforme Verarbeitung durch die Tools legen. Dieser Aspekt gewinnt nicht zuletzt durch die DSGVO und deren deutlich verschärfte Vorgaben an Bedeutung.

Abschließend haben wir noch das angebotene Lizenzmodell und das hieraus resultierende Pricing untersucht, schließlich muss das Parsing Tool ja trotz seiner Funktionalität erschwinglich bleiben und sollte im Verhältnis zum eingesetzten Szenario der Rechnungsverarbeitung stehen.

Unsere Besten Vier

Im Rahmen unserer Recherche haben wir uns zahlreiche Tools für die Rechnungsverarbeitung angeschaut. Dabei haben sich vier Favoriten herauskristallisiert: Docparser, Readsoft, Transact sowie Rossum.

Als erstes Tool möchten wir euch Transact, ein Produkt des kalifornischen Softwareunternehmens Ephesoft mit Zweigstelle in München, vorstellen. Dieses Tool ist uns insbesondere ins Auge gefallen, da es eine direkte Integration in die bekannten RPA-Anbieter UiPath sowie Blue Prism bietet und damit prädestiniert für unseren Anwendungsfall der Rechnungserkennung erscheint.

Neben klassischen PDFs ist Transact auch in der Lage Bilder sowie Emails automatisiert auszulesen. Deployments sind hierbei entweder als Private- oder Public-Cloud sowie als On-Premise-Lösung verfügbar. Nach Einrichtung beziehungsweise Installation des entsprechenden Deployments müssen noch Regeln definiert werden, nach denen unsere Rechnungen ausgelesen werden. Hierbei setzt Transact vor allem auf “Regular Expressions”, die auf hochgeladene Rechnungen angewendet werden. Deren sorgfältige Definition erfordert jedoch einen erheblichen Aufwand und ist ohne entsprechende Vorkenntnisse nicht ohne Weiteres durchzuführen. Zum Glück wurde uns in einer Online-Demo die Einrichtung von erfahrenen Entwicklern vorgeführt - eine einfache Handhabung für jedermann sieht jedoch anders aus. Ist das Tool allerdings einmal für eine entsprechende Rechnung eingerichtet, kann man es relativ leicht nutzen. Nach Ansprache der API über beispielsweise Web Services oder anfangs genannte RPA-Integrationen erhalten wir wahlweise unsere Daten als Json, XML oder auch im klassischen CSV-Format. Anschließend kann unser Bot die erhaltenen Daten weiterverarbeiten und in entsprechende Buchhaltungssysteme einpflegen.

Hinsichtlich des Datenschutzes gewährleistet Transact einen hohen Standard. So werden beispielsweise sämtliche Daten in AWS-Rechenzentren in Frankfurt und somit innerhalb der Europäischen Union gespeichert.

Der letzte und für dieses Tool leider negative Aspekt ist das Pricing. Als günstigste Variante ist Transact für monatlich 400 € zu haben und bietet einem dabei die Verarbeitung von bis zu 1000 Dokumenten. Höhere Mengen gehen mit entsprechend höheren Preisen einher. Dieser Preis fällt uns leider negativ auf, da er deutlich über Konkurrenzprodukten liegt. Zudem entspricht er auch nicht dem Nutzen als Behelfstool in unserem Szenario der Rechnungsverarbeitung.

Fazit

Transact ist ein mächtiges Parsing Tool mit leichten Schwächen bei der Implementierung der Parsing Rules. Die Verwendung von Regular Expressions erscheint hier leicht veraltet und ist zudem nicht gerade einfach in der Handhabung. Preislich ist das Tool im höheren Segment anzusiedeln, bietet jedoch für unsere Zwecke fast schon zu viele Funktionen. Insgesamt reicht es so nur zu Platz 4 in unserem Ranking.

Selbstverständlich gibt es aber auch noch weitere, geeignete Parsing Tools. Welche dies sind und was diese alles können, erfahrt Ihr im zweiten Teil unseres Blogbeitrags zum Thema RPA und Rechnungsverarbeitung.