Rechnungsverarbeitung und Toolmanagement – mit RPA einfach und effizient - Teil II

In unserem letzten Blogbeitrag haben wir uns mit der Rechnungsverarbeitung im RPA-Umfeld beschäftigt. Dabei haben wir Tools unter die Lupe genommen, die wir geschickt in unseren RPA-Bot integrieren können, um Rechnungen möglichst einfach auslesen zu können. Nachdem wir euch beim letzten Mal bereits unsere Kriterien sowie das Tool Transact der Firma Ephesoft vorgestellt haben, möchten wir an dieser Stelle fortsetzen und euch die übrigen Kandidaten vorstellen: Rossum, Readsoft und Docparser.

Rossum, das Tool eines gleichnamigen tschechischen Anbieters, hat sich ebenfalls auf die automatisierte Rechnungserkennung spezialisiert und bietet hierbei umfangreiche Funktionen. Durch eine hohe Flexibilität bei den Inputformaten können sowohl PDF-Dateien als auch Bilder im jpeg- oder png-Format ausgelesen werden. Ebenso variabel zeigt sich das Tool bei den Output-Möglichkeiten. Unsere aus der Rechnung erkannten Informationen, wie beispielsweise Datum oder Beträge, können wir uns unter anderem als Json-, XML- oder auch Excel-Datei ausgeben lassen. Die Datenextraktion erfolgt hierbei mittels künstlicher Intelligenz, sodass die benötigten Informationen gezielt gefunden werden können. Hinsichtlich Integrationen bietet Rossum eine SDK speziell für UiPath an. Alternativ bietet es auch eine Reihe von APIs an, über die unser Bot mit dem Tool kommunizieren kann. Im Gegensatz zu Transact aus unserem vorherigen Blogbeitrag lässt sich Rossum jedoch ausschließlich in der Cloud nutzen, als On-Premise-Lösung ist Rossum aktuell nicht verfügbar.

Der wichtige Aspekt der DSGVO-Konformität gestaltet sich bei Rossum relativ einfach. Da sie Ihren Sitz innerhalb der EU haben, ist ihr Produkt angepasst an die DSGVO. So vertraut beispielsweise auch Siemens auf die Qualität und Datenschutzkonformität von Rossum.

Aussagen zum Pricing lassen sich bei Rossum leider nur schwer treffen, da Aufträge ausschließlich individuell vereinbart werden. Ähnlich zu den anderen Tools orientiert sich der Preis aber am Volumen der zu verarbeitenden Rechnungen sowie der Anzahl der extrahierten Felder innerhalb der Rechnung.

Fazit Rossum

Rossum ist ein umfangreiches Tool, das den Zweck der Rechnungsverarbeitung eindeutig erfüllt. Hierbei bietet es auch eine Vielzahl an In- und Output-Varianten, die eine RPA-Software flexibel verarbeiten kann. Sollte also eine Cloudlösung kein Problem für Sie darstellen, so können wir Ihnen Rossum guten Gewissens empfehlen.

Mit Readsoft Online bietet der amerikanische Großkonzern Kofax auch ein Tool aus dem Bereich des Invoice Parsing an. Mit einer ähnlichen Flexibilität wie Rossum kann man auch hier sowohl PDFs als auch Bildformate über eine REST API hochladen und sich anschließend die Daten als XML ausgeben lassen. Eine direkte Integration in ein RPA-Tool ist allerdings leider nicht vorhanden.

Dafür bietet die Cloudlösung jedoch eine Reihe weiterer praktischer Features, die die Erkennung und Zuordnung von Rechnungen erleichtern. So bietet Readsoft Online zusätzlich eine Erfassung von Positionsdaten an, die uns ermöglichen, gesuchte Informationen auf der Basis ihrer Position innerhalb der Rechnung zu finden. Darüber hinaus habe ich die Möglichkeit verschiedene Lieferanten mit entsprechend unterschiedlichen Rechnungen zu hinterlegen. Auf diese hinterlegten Infos zur Verbesserung des Parsing wird dann beim Zugriff durch den Bot über die API automatisch zurückgegriffen.

Hinsichtlich des Datenschutzes konnte uns Readsoft Online ebenfalls überzeugen. Da Kofax sich an die europäischen Vorgaben zum Datenschutz hält, kann Readsoft Online auch in diesem Bereich punkten.

Abschließend bleibt die Frage des Pricings. Hier bewegt sich das Tool im mittleren Preissegment: Von der Basisvariante mit 41$ pro Monat über das Premiumpaket mit 62$ bis hin zur individuell vereinbarten Enterprise-Lösung bietet Kofax für jeden Nutzungsumfang das passende Paket.

Fazit Readsoft Online

Mit Readsoft Online bietet Kofax ein geeignetes Tool zur automatisierten Rechnungsverarbeitung. Neben passenden Ein- und Ausgabeformaten verfügt Readsoft Online noch über eine Reihe praktischer Features, die die Rechnungsverarbeitung weiter erleichtern. Da das Ganze auch preislich auf einem angemessenen Level liegt, ist Readsoft Online eine eindeutige Empfehlung für alle RPA-Anwender.

Docparser des amerikanischen Anbieters Sureswift Capital überzeugt durch eine hohe Flexibilität bei In- und Output-Formaten. So bietet das Tool neben PDF auch Bildformate zum Auslesen der Daten an. Neben den gängigen Output-Formaten Json und XML bietet Docparser darüber hinaus den Export als Excel-Datei an.

Eine direkte Einbindung in ein RPA-Tool gibt es nicht, dafür jedoch zahlreiche Möglichkeiten zur Einbindung über eine API. Für unsere Zwecke der Rechnungsverarbeitung bietet sich hierbei insbesondere die Verwendung der REST-API des als Cloudservice laufenden Tools an.

Die Definition der Extraktionsregeln gestaltet sich bei Docparser besonders leicht: Zunächst müssen ein paar Beispielrechnungen in das Tool geladen werden, wobei hier bereits nur vier Exemplare zu guten Ergebnissen führen. Anschließend kann man aus einer Reihe vorgefertigter "Parsing Rules" auswählen, die sämtliche relevanten Rechnungsinformationen abdecken. Darüber hinaus bietet Docparser jedoch auch die Möglichkeit, eigene "Parsing Rules" aufzustellen. Diese lassen sich beispielsweise auf der Grundlage der Position einer gesuchten Rechnungsinformation aufstellen. Somit bietet Docparser hier eine umfangreiche und zugleich leicht zu bedienende Möglichkeit Parsing Rules für meine Rechnungen zu bestimmen. Diese werden beim Abruf über die REST-API dann automatisch auf meine Rechnungen angewandt.

Da es sich um ein amerikanisches Produkt handelt, haben wir bei Docparser auch einen besonderen Blick auf den Datenschutz geworfen. Um sicherzustellen, dass das Parsing Tool auch DSGVO-konform ist, haben wir persönlich beim Hersteller nachgefragt und uns umfassend über das Datenschutzkonzept informieren lassen. Sicher haben wir nicht die Expertise eines Anwalts, doch nach unserem Ermessen erfüllt Docparser mit seinen angewendeten Standards die Anforderungen der DSGVO und kann somit rechtssicher eingesetzt werden.

Hinsichtlich des Pricing von Docparser lassen sich die Kosten für ein einzelnes Dokument gut aus den angebotenen Modellen ableiten. So kostet die Extraktion einer einzelnen Rechnung im kleinsten Modell noch 0,29$, während es in der höchsten Ausbaustufe lediglich nur noch 0,07$ sind. Dazwischen gibt es zudem Ausbaustufen mit 0,20$ beziehungsweise 0,10$ pro ausgelesener Rechnung.

Fazit Docparser

In unserem Test zur automatisierten Rechnungsverarbeitung stellte sich Docparser als unser persönlicher Favorit heraus. Dies lag neben den angebotenen In- und Output-Formaten insbesondere an der einfachen, aber zugleich umfangreichen Art "Parsing Rules" für unsere Rechnungen zu definieren. Zudem findet sich hier ein aus unserer Sicht gutes Preis-/Leistungsverhältnis, weshalb wir Docparser für automatisierte Rechnungsverarbeitungen und auch das Einbinden in RPA Software ausdrücklich empfehlen können.

Wir von x-cellent hoffen, dass wir einen guten Überblick über das Thema Rechnungsverarbeitung im RPA-Umfeld geben konnten. In unserem nächsten Blogbeitrag beschäftigen wir uns dann mit Open Source RPA-Tools.