Robotic Process Automation (RPA) übernimmt stupide und zeitfressende Standard-Aufgaben, macht sie effizienter und spart Ihnen und Ihren Mitarbeiter eine Menge Zeit und Geld (es gibt noch eine Menge weitere Gründe für den Einsatz von RPA). Aber wie starten Sie mit RPA? Wir zeigen Ihnen wie die Einführung von Robotic Process Automation gelingt.

Die Mitarbeiter inkludieren ist das wichtigste
Damit der Einsatz von Software-Robotern keine Ängste oder Wiederstände auslöst, ist es wichtig, dass Sie ihre Mitarbeiter von Anfang an mit in den Veränderungsprozess mitnehmen. So ist sichergestellt, dass sie sehen, dass RPA keine Bedrohung ist, sie die Roboter von nervigen Standardaufgaben befreien und sie sich auf die interessanten Teile ihrer Arbeit konzentrieren können.

Mit diesen vier Schritten wird Ihre RPA-Einführung erfolgreich:

  1. Prozesse finden, bewerten und analysieren
    Als erstes ist es wichtig, die Prozesse in Ihrer Firma strukturiert aufzuzeichnen. Anhand dieses Plans können Sie dann bewerten, welche Prozesse Potential für eine Robotic Process Automation bieten (die Anleitung dazu finden Sie in unserem Post). Zweites Bewertungskriterium ist, wie viele Kosten diese Prozesse erzeugen, um Einsparungspotentiale zu erkennen. Da die RPA auch komplexere Tätigkeiten abbilden kann, bekommen Sie so einen guten Überblick über die Automatisierungspotentiale.

  2. Priorisierung der Umsetzungsreihenfolge
    Um einen schnellstmöglichen ROI zu realisieren, und natürlich auch die Mitarbeiter von dem Einsatz von RPA zu überzeugen, sollten sie die Prozesse jetzt sortieren. Dabei kann es auch sinnvoll sein, bewusst Prozesse aus verschiedenen Geschäftsbereichen zu nehmen, um die Anfangslast besser im Unternehmen zu verteilen.

  3. Proof-of-Concept (PoC) erstellen
    Für den PoC bietet es sich an einen möglichst einfachen Prozess zu wählen. Das können zum Beispiel folgende Prozesse sein: Rechnungsstellung, Änderung der Stammdaten in der Personalabteilung oder Reportings. Nach dem PoC ist es deutlich leichter einzuschätzen, mit welchen Herausforderungen in der Software-Umgebung zu rechnen ist und ein Skalieren auf die Gesamtanzahl von möglichen Software-Robotern wird einfacher. Zum PoC ist es außerdem sinnvoll, die nötigen IT- und Fachabteilungen eng einzubinden. Nach dem die ersten PoCs erfolgreich waren, dürfte es kaum eine Abteilung geben, die keinen Roboter will, der ihr Arbeit abnimmt.

  4. Skalieren der Lösungen
    Um noch weitere Roboter in Ihrem Unternehmen ausrollen zu können, empfiehlt es sich, eine Skalierungs-Roadmap zu erstellen. Dadurch können Sie sukzessive die Anzahl der Roboter in den RPA-Prozessen erhöhen.