Sieben Tipps für eine erfolgreiche Business Process Automation (BPA)
22.04.2021
Business Process Automation (BPA) ist in aller Munde. Mit BPA kann Ihr Unternehmen durch Effizienz, Geschwindigkeit und Genauigkeit den Mitbewerbern ein großes Stück voraus sein. Wir haben für Sie sieben Tipps aus unserer täglichen Arbeit zusammengefasst, damit ihr BPA-Projekt erfolgreich wird.
1. Verstehen Sie den ganzen Prozess, bevor Sie automatisieren
Erst wenn Sie sich sicher sein können, den wirklich gelebten Prozess in seiner Gesamtheit zu verstehen, können Sie ihn sinnvoll automatisieren. Änderungen während der Automatisierung kosten Zeit, Geld und Nerven – einen Bruchteil davon brauchen Sie für Anpassungen vor dem Projektstart.
2. Prozess-Dokumentations-Kultur
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Kultur zur Prozess-Dokumentation implementieren, haben Sie in vielen Bereichen gewonnen, nicht nur bei der Prozessautomation. Unterschiedliche Tools und Methoden helfen Ihnen dabei. Und: Starten sie damit besser gleich – es wird Ihnen in Zukunft viel Arbeit ersparen.
3. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter
Eine Prozessautomation hat den besten ROI für Prozesse, die viel manuelle Arbeitszeit verbrauchen. Die Mitarbeiter, die ihn ausführen stehen auch immer unter starkem Zeitdruck. Unterstützen Sie diese Mitarbeiter bewusst und zeigen Sie ihnen, wie sie der automatisierte Prozess entlastet.
4. Fokussieren Sie Ihre Automationsvorhaben
Gerade wenn man schon BPA im Unternehmen einsetzt und der Nutzen deutlich wird, kann man das Verlangen entwickeln alle möglichen Prozesse zusätzlich zu optimieren – im schlimmsten Falle mit demselben virtuellen Mitarbeiter. Das führt zu einem Wildwuchs, der irgendwann nicht mehr administrierbar ist. Setzen Sie sich klare Ziele, kümmern Sie sich um einzelne Prozesse und dokumentieren Sie diese – so behalten Sie die Software-Roboter im Griff.
5. Definieren Sie KPIs
Starten Sie nicht beim erstbesten Prozess, sondern machen Sie eine Liste mit KPIs und bewerten Sie Ihre Prozesse nach diesen. Bewerten Sie welchen Nutzen eine Automation des Prozesses hat – bewerten Sie aber auch, welche Risiken sich dadurch ergeben.
6. Denken Sie in langen Zeiträumen
Eine Prozessautomation muss erstellt, implementiert und gewartet werden. Der ROI kann dadurch schon mal zwei oder drei Jahre dauern. Aber auch danach sollte der Software-Roboter noch lange von Nutzen sein: Planen Sie ein, wie sich der Prozess entwickelt und optimieren Sie die Automation schon bei der Planung darauf.
7. Es kann auch andere Lösungen geben
Viele Softwaretools entwickeln eigene Lösungen, um eine Automation innerhalb der Anwendung abzubilden: Zum Beispiel Softwarelösungen für Rechnungsverarbeitung. Fragen Sie also lieber bei Ihrem Software-Hersteller nach, ob eine Automation für diesen Prozess angedacht ist. Sonst kann es Ihnen passieren, dass Sie einen Roboter entwickeln, der mit dem nächsten Software-Update hinfällig wird.
