In sieben Schritten zum erfolgreichen RPA-Projekt

In den letzten Blog Beiträgen haben wir anhand von verschiedenen Prozessen und Abteilungen gezeigt, welche Prozesse sich für die Automatisierung mit Robotic Process Automation (RPA) eignen. Sollten Sie diese Themen verpasst haben, können Sie sie jederzeit in unserem Blog nachlesen. In diesem Beitrag wollen wir uns dieses Mal dem Thema "So starten sie erfolgreich ein RPA-Projekt in sieben Schritten" widmen. Außerdem wollen wir ihnen zeigen, wie das Digitalisierungsprojekt sogar noch gefördert bekommen.

Bei all den unten genannten Punkten unterstützen wir Sie gerne. Schicken Sie uns einfach eine Mail an RPA@x-cellent.com . Wenn Sie noch nicht wissen, wie Sie mit RPA loslegen sollen, haben wir das perfekte Angebot für Sie:

1. Prozesse erkennen, die die größten RPA-Chancen bieten

Das wichtigste Kriterium, nach dem sie einen Prozess zur Automatisierung auswählen sollten, ist der Einfluss der Automatisierung auf Kosten und Erträge – dadurch verkürzt sich der RoI des Projektes. Als weitere Kriterien sollten gelten: Prozesse die viel Arbeitszeit verbrauchen oder möglichst schnell ablaufen sollen, besonders Fehleranfällig oder mit hohen Fehlerstrafen belegt sind, die außerhalb der regulären Arbeitszeiten stattfinden müssen oder die sich besonders häufig wiederholen. Details zum Thema "So erkennen Sie Prozesse, die sich gut automatisieren lassen" entnehmen Sie unserem Blog-Artikel. Ein weiterer interessanter Aspekt ist, die Prozesse aus Offshore-Standorten in die Zentralen zurückzuholen (insourcen), um die Prozesse selbst mit RPA durchzuführen und nicht in einem entfernten Shared Service Center.

2. Management und Team einbinden

Gerade bei der Automation von Prozessen geht es aber darum die Mitarbeiter und das Management frühzeitig und umfassend einzubinden. Gegenüber dem Management ist die Aufgabe dabei recht simpel: Der Business-Case muss schlüssig dargelegt werden und der RoI stimmen.

Hierbei sind neben der zu erzielenden, niedrigeren Kostenstruktur auch Aspekte wie Prozessqualität, Fehlervermeidung, Risikominimierung, Compliance, Time-to-Market und verfügbare qualifizierte Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Das Team ist der schwierigere Teil: Natürlich sollen mit RPA keine Mitarbeiter von ihren Aufgaben entbunden werden – sondern von nervigen, repetitiven Prozessen befreit. Um das zu vermitteln ist ein bisschen Fingerspitzengefühl (Changemanagement) nötig und die Ziele der Automatisierung sind klar zu kommunizieren. Am besten ist es, die betreffenden Mitarbeiter von Anfang an in das RPA-Projekt zu integrieren und so ein "Überrollen" zu vermeiden. Darüber hinaus sind noch weitere Abteilungen in das RPA-Projekt zu integrieren: Technik/IT, HR, Analytics/Business-Itelligence … der beste Weg ist mittelfristig die Gründung eines "RPA Center of Excellence" in dem die Aufgaben und Verantwortungen verteilt werden.

3. Den Prozess verstehen und anpassen

Durch Interviews und Analyse der Arbeitsabläufe sollten sie den Prozess so genau wie möglich verstehen. In der Praxis zeigt sich oft, dass der gelebte Ablauf eines Prozesses von der einmal aufgeschrieben Prozessdokumentation deutlich abweichen kann. Passen sie den Prozess an, sollte es sich in dieser Phase herausstellen, dass sich die Durchführung digital einfacher oder mit einem anderen Ablauf besser darstellen lässt. Durch eine Verschlankung und Standardisierung ist auch die spätere Umsetzung mit Software-Robotern einfacher.

1. Partner und Tools auswählen

In diesem Schritt geht es darum, die RPA-Plattform für die Roboter-Software, ggf. ergänzt mit weiteren Anwendungen für OCR, KI/ML, Data Analytics / Process-Mining, weiteren Services (z.B. elektronische Signatur, Chatbod, etc.) und den nötigen Partner auszuwählen. Hier können sie nach den bekannten Auswahl-Methoden vorgehen – auch hier helfen wir ihnen gerne.

2. Entwickeln und testen der Lösung

Nachdem jetzt alle Vorarbeiten erledigt sind, geht es an die Programmierung des Roboters. Wir bevorzugen dabei die bekannten agilen Vorgehensweisen wie Scrum, um eine möglichst reibungslose und fehlerfreie Software-Erstellung zu gewährleisten.

3. Pilot und Go-live

Es ist dringend anzuraten einen Piloten des Software-Roboters zu bauen – nur so können sie sicherstellen, dass trotz Qualitäts-Checks alle Funktionalitäten auch gegeben sind. Wenn der Pilot einwandfrei läuft, steht einem Go-Live und der Überführung der Software-Roboter in eine Produktionsumgebung nichts mehr im Wege.

4. Maintenance

Als letzter Punkt ist die Wartung des Roboters zu beachten und einzuplanen. Wie jede Software muss auch der Bot gewartet werden: Durch Aktualisierungen der angesteuerten Programme und verwendeten Systeme haben sich Schnittstellen oder Felder verändert – so etwas gibt es häufig in der IT und damit muss der Roboter umgehen können. Diesen Punkt sollten sie unbedingt auch in ihren Business Plan mit aufnehmen.

Im Rahmen des UseCase Letters können wir natürlich nur sehr kurz die Vorgänge beschreiben. Haben Ssie Fragen oder brauchen sie mehr Details, können sie uns aber sehr gerne unter rpa@x-cellent.com eine Mail schreiben.

5. Staatliche Förderungen

Nachdem die Notwendigkeit von tiefgreifenden Digitalisierungs-Maßnahmen auch vom Staat anerkannt wurde, sind dahingehend zahlreiche Programme vom Bund und Ländern aufgelegt worden. Gerade für KMUs werden individuelle Projekte mit bis zu 50 Prozent, jedoch nicht mehr als 50.000 Euro ("geschenktes Geld"), subventioniert. Hier lohnt es sich genauer hinzuschauen. Neben diesen speziellen Zuschuss-Programmen werden auch alle anderen betrieblich notwendigen Aufwendungen vom Staat mit rund 3.000 Programmen gefördert und unterstützt. Wenn Sie mehr dazu wissen möchten, dann laden Sie sich doch den Ratgeber "5 ultimative Fakten über Staatliche Fördermittel, die KMU´s wissen müssen!" herunter, oder vereinbaren Sie einen unverbindlichen und kostenfreien Telefon-Termin – https://kmu-foerdermittel-experte.de/Termin.