Mit Enterprise-Resource-Planning-Systemen bewältigen Unternehmer Ihre Aufgaben bei der Betriebsmittel-, Kapital-, Material- und Personal-Planung, -Steuerung und -Verwaltung einfacher und schneller. Wie kann da ein Software-Roboter unterstützen: Indem er zum Beispiel als Brücke zwischen verschiedenen Einzelsystemen agiert. Der virtuelle Mitarbeiter in Form eines Software-Roboters kann aber noch mehr.

RPA für den Datentransfer

Wenn die von Ihnen eingesetzten Systeme es nicht erlauben, Daten in Masse - oder überhaupt Daten - untereinander auszutauschen hilft der virtuelle Mitarbeiter.

  • Wenn veraltete Plattformen keine API bieten, kann der Roboter die Daten über die grafische Oberfläche zwischen den Systemen austauschen.
  • Wenn es regulatorische oder organisatorische Zwänge gibt, dass das System keine API bieten kann oder darf, kann auch hier der virtuelle Mitarbeiter den Datentransfer übernehmen. Diese Regularien sind gerne im Banken- und Pharma-Bereich anzutreffen.
  • Auch organisatorische Herausforderungen können über Software-Roboter gelöst werden: Ein Drittsystem, dass Sie nicht ändern können, bietet keine Schnittstelle oder ist zum Beispiel nur über eine Web-Oberfläche zu erreichen.

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RPA macht keine Fehler

Gerade bei stupiden und repetitiven Aufgaben neigt jeder dazu gelangweilt und damit anfällig für Fehler zu werden. Wenn Sie jeden Tag stundenlang Daten zwischen verschiedenen Systemen hin und her kopieren oder sich durch unübersichtliche Menüpfade klicken müssen, kennen Sie das sicher. Bei solchen Aufgaben kann Sie der virtuelle Mitarbeiter entlasten:

  • RPA kann die Usability-Defizite von ERP-Systemen ausgleichen. Der Roboter muss nur einmal die Klickpfade und Eingabemasken lernen und geht dann immer denselben Weg.
  • Der virtuelle Mitarbeiter verwechselt keine Formularfelder. So kann es nicht dazu kommen, das Daten fehlerhaft oder in falsche Felder übertragen werden.
  • Außerdem kann der Roboter auch nachts arbeiten: Wenn alle Mitarbeiter zur selben Zeit auf ein System zugreifen, führt das zu trägen oder stotternden Anwendungen. Der Bot, kann die freien Nachtzeiten nutzen um große Abgleiche durchzuführen und entlastet damit die ganze IT.

RPA-Quickstart-Teaser

RPA + KI = IPA (Intelligent Process Automation)

Gehen Ihre Anforderungen über das hinaus, was das "klassische" RPA bietet - Erledigung repetitiver Aufgaben nach einfachen klarstrukturierten Regeln – kann Ihnen die Intelligent Process Automation (IPA) helfen. Klassisches RPA hat den Vorteil einer schnellen Verarbeitung und überschaubarem Aufwand bei der Einrichtung und der Wartung. Aber sobald das Regelwerk dynamisch werden muss, weil zum Beispiel Texterkennung mit einfließt, braucht der virtuelle Mitarbeiter Unterstützung. "Maschine Learning" kann hier den Roboter soweit "intelligent" machen, dass er auch komplexere Prozesse, wie zum Beispiel einen Rechnungseingang mit Textauswertung erledigen kann. Für ERP-Systeme kann IPA einen großen Nutzen bringen, da sich damit auch umfassendere und schwierige Prozesse in einem Software-Roboter abbilden lassen.

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Sollten Sie RPA nutzen und wann ist es sinnvoll auf einen virtuellen Mitarbeiter zu setzen?

RPA sollte von Ihnen dann eingesetzt werden, wenn Produktivitäts- und Effizienzgewinne realisiert werden können. Das können Sie einfach an reduzierte Fehlerquoten, gesteigerte Bearbeitungsraten oder niedrigeren Systemauslastungen messen. Auch bei der Einhaltung von regulatorischen Vorgaben und Sicherheitsanforderungen ist eine Messung einfach machbar. Positiver Effekt: Nach einer Studie von BluePrism werden Unternehmen, mit bis zu 500 Mitarbeiter, mithilfe von RPA und Process Mining um bis zu 27 Prozent agiler.