Sowohl der Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung oder der gesamte Procure-to-Pay Vorgang, als auch der Rechnungsstellung können mit Hilfe von RPA automatisiert werden.

Procure-to-Pay
Da Procure-to-Pay die Extraktion von Rechnungs- und Zahlungsdaten aus mehreren Systemen wie Customer Relationship Management (CRM), Banken, Lieferanten, Logistikunternehmen beinhaltet und nicht alle diese Systeme einfache Integrationsmethoden bieten, handelt es sich in der Regel um eine Art Handarbeit. RPA-Bots können Integrationslücken schließen. Da sie am Frontend arbeiten, können sie eine einfache Möglichkeit zur Automatisierung von Integrationen bieten.
Mit einer vollautomatischen Procure-to-Pay-Lösung können Sie sicherstellen, dass die Best Practices der Beschaffung eingehalten werden und es eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Transaktionen gibt.

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Die Eingangsmöglichkeiten sind hierbei Vielfältig:

Online (z.B. als E-Mail):

  • PDF Format
  • XRechnung *
  • ZUGFeRD 2.0 Format **

Offline (z.B. per Post) durch Digitalisierung mittels :

  • OCR/KI-Komponenten (vorallem bei großen Mengen Inhouse sinnvoll)
  • Scanning-Service inkl. Metadatengenerierung

Rechnungsstellung
Bei der Rechnungsstellung können beispielsweise Schreibfehler, welche zu Beschwerden der Kunden oder sogar zur Reduzierung des Verkaufspreises führen, eliminiert werden. Da die Automatisierung schneller arbeitet, erhalten Kunden ihre Rechnungen zeitnah, was zu früheren Zahlungen und einem verbesserten Cashflow führt. Hier kann sogar der automatische Versand von Emails in unterschiedlichen Formaten automatisiert gesteuert werden.

Mögliche Ausgangskanäle sind hierfür:

  • PDF Format (kein Scann)
  • XRechnung *
  • ZUGFeRD 2.0 Format **

Hinweis:
Ab November 2020 müssen alle Rechnungen für öffentliche Aufträge zwingend elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Möglichkeiten hierfür bieten :

*XRechnung...
ist technisch gesehen ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Sie ist die deutsche Anwendungsspezifikation des europäischen CEN-Datenmodells und damit der nationale Standard für die öffentliche Verwaltung.

**ZUGFeRD...
ist ein hybrides Datenformat in Form eines PDF-Dokuments (PDF/A-3) mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten im XML Format. Es erfüllt somit alle Vorgaben der XRechnung.