Immer mehr Unternehmen implementieren Robotic Process Automation oder planen zumindest den Einsatz in absehbarer Zukunft. Dabei gibt es einige Irrtümer, welche den erwarteten Erfolg mindern, wenn nicht sogar ganz ausbleiben lassen. Wir klären Sie über die häufigsten Fehleinschätzungen auf.

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1. "RPA ist eine vollständige Prozess Automatisierung"
Es ist möglich RPA zur Reduzierung der Komplexität umfassender Prozesse welche maschinelle und menschliche Interaktionen, sowie maßgeschneiderte Software nutzen - zu verwenden. Das ist aber sehr aufwendig. Hier wäre der zusätzliche Einsatz von iBPMS (intelligente Business Process Management Software) Plattformen als Verwaltungsinstanz zielführender. Die Plattform steuert je nach Bedarf Mitarbeiter oder, für regelbasierte und repetitive Aufgaben, die Roboter an.

2. "RPA – am besten über User Interface"
Viele Unternehmen sind der zeit- und kostenintensiven Herausforderung gegenübergestellt, verschiedene Systeme miteinander zu verbinden. RPA löst diese Probleme durch die Integration der verschiedenen Clients über User Interfaces (UI). Davor sollten Sie aber zuerst auf direkte Schnittstellen wie APIs (application programming interface) oder Webservices prüfen. Diese sind normalerweise schneller und im Gegensatz zu UIs keinen permanenten Änderungen ausgesetzt. Der Ausfall der Roboter bedingt durch ein UI-Update der Dienste kann verhindert werden und daraus resultierende Anpassungen werden hinfällig.

3. "RPA ersetzt andere Lösungen"
Bei fast allen Prozessen lässt sich RPA einsetzten: In manchen Fällen, wie zum Beispiel der Rechnungsverarbeitung, ist aber Commercial-off-the-shelf (COTS)-Software die bessere Wahl.Sie senkt sowohl den Implementierungsaufwand, als auch die Kosten. Mit diesen fertigen Lösungen können Sie Prozesse mit geringem Aufwand automatisieren. Außerdem werden die Tools seit Jahren eingesetzt und daher kontinuierlich verbessert. Ein Nachbau durch RPA ist somit unnötig. Wird bei der Auswahl der RPA-Lösung auf entsprechende APIs geachtet, kann eine Anbindung an die bestehende Lösung für die bedarfsgerechte Datenbefüllung oder ein Abgleich mit anderen Applikationen, erfolgen.

4. "RPA ersetzt die Mitarbeiter"
Es gibt in jedem Projekt die Angst der Mitarbeiter, ein Automatisierungstool wie RPA könnte sie ersetzten. Dazu kommt, dass die Robotic Process Automation immer weiter entwickelt wird: Die sogenannte Next-Generation-RPA. Diese kann durch die hinzugefügte "Intelligenz" (zum Beispiel Machine Learning oder Künstlicher Intelligenz) auch unstrukturierte Daten wie Dokumente verarbeiten. Dabei werden Mitarbeiter aber nicht ersetzt, sondern von monotonen Aufgaben befreit. Die dadurch erhaltene Zeit kann in komplexere Tätigkeiten investiert werden und führt sogar zu einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit.