Durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste, kurz eIDAS, haben sich viele neue Möglichkeiten für die digitale Unterzeichnung von Dokumenten ergeben. Aber welche Arten gibt es? Und wie werden diese rechtskonform angewandt? Das erklären wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

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Welche Arten von digitalen Signaturen gibt es?

Digitale Signaturen werden in drei Kategorien unterteilt:

Einfache elektronische Signaturen

Dies ist die schwächste Form der elektronischen Signatur. Es handelt sich hierbei um Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO). Als einfache elektronische Signatur gilt Beispielsweise das Einfügen eines Bildes, einer zuvor abfotografierten oder gescannten Unterschrift oder Kürzels. Weitere Beispiele sind: Das Unterzeichnen auf einem Signaturpad, wie es von Lieferdiensten genutzt wird, aber auch ein Name am Ende einer E-Mail kann als einfache elektronische Signatur gewertet werden, da keinerlei gesetzliche Anforderungen für diese Art der digitalen Unterschrift vorgeschrieben sind.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die zweite Kategorie der elektronischen Signatur gewährleistet eine höhere Beweiskraft, benötigt dafür aber auch die Einhaltung strenger Kriterien welche in der eIDAS-Verordnung wie folgt festgelegt sind:

a) Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.
b) Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
c) Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.
d) Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann

Um diese Kriterien zu erfüllen gibt es diverse Anbieter, welche zum Beispiel per Video-Ident, Verifizierung durch das Hochladen und die anschließende Überprüfung eines Ausweisdokuments oder SMS-Tan den Unterzeichner eindeutig identifizieren. Außerdem werden die unterzeichneten Dokumente kryptografisch verschlüsselt um deren Integrität (d) zu garantieren.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Diese, höchste Form der elektronischen Identifizierung, ist der Schriftform gleichzusetzten (außer die elektronische Form wird im Gesetz explizit ausgeschlossen). Dafür müssen zunächst alle Merkmale der FES erfüllt sein. Zusätzlich muss sie von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt worden sein und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruhen. Die qualifizierten Zertifikate können nur für natürliche Personen von sogenannten Vertrauensdienstanbietern ausgestellt werden, die den Antragsteller anhand geeigneter Mittel identifizieren. Eine Liste der deutschen Vertrauensdienstanbieter findet sich auf der Homepage der Bundesnetzagentur.

Welche Signatur eignet sich für was?

Die einfache elektronische Signatur reicht für:

  • Bewerbungen
  • betriebsinterne Mitteilungen
  • Kaufverträge mit geringen Werten
  • Kostenvoranschläge
  • Datenschutzerklärungen
  • AGBs
  • Urheberrechtserklärungen

Die erweiterte elektronische Signatur ist erforderlich für:

  • Versicherungsverträge
  • Mietverträge
  • Patent-, Marken oder Urheberrechtsverträge
  • Personenversicherungen, wie bspw. Lebensversicherungen, Unfallversicherungen oder Berufsunfähigkeitsversicherungen

Die qualifizierte elektronische Signatur sollte angewandt werden bei:

  • SEPA Lastschriftmandaten
  • Kündigungsschreiben bei Miet- oder Leasingsverträgen von Immobilien
  • E-Vergabe öffentlicher Aufträge
  • Quittungen
  • Anmeldungen im Handelsregister
  • Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt
  • Jahresabschlüssen
  • Lageberichten
  • Wirtschaftsprüfberichten

Arbeitsverträge mit der elektronischen Signatur unterzeichnen

Generell gilt, dass Arbeitsverträge* und Änderungsvereinbarungen gesetzlich keiner besonderen Formvorschrift unterliegen. Daher könnte ein Arbeitsvertragsschluss mittels fortgeschrittener elektronischer Signatur geschlossen werden.

Allerdings gibt es im Arbeitsrecht viele Erklärungen und Vereinbarungen, für welche die Schriftform vorgesehen ist. Darunterfallen:

  • Ablehnung eines Antrags auf Teilzeitarbeit
  • Nachvertragliche Wettbewerbsverbote
  • Verträge zwischen Verleiher und Entleiher bei Arbeitnehmerüberlassung

Daher sollte hierfür die qualifizierte elektronische Signatur gewählt werden, um wirksam digital zu unterschreiben.

In manchen Fällen ist der Ersatz der Schriftform durch eine digitale Variante sogar komplett ausgeschlossen. Beispiele hierfür sind:

  • Kündigungen
  • Aufhebungsverträge
  • Angaben nach dem Nachweisgesetz

Für die rechtskräftige Unterzeichnung sollte in diesem Fall die eigenhändige Unterschrift gewählt werden.

* Zusatzinformation
Es gibt zwar keine Formvorschriften, aber für Arbeitsverhältnisse die länger als einen Monat gehen (§ 1 NachwG ) ist das Nachweisgesetz einzuhalten. Wurde kein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt, so ist der Arbeitgeber nach § 2 NachwG verpflichtet, die wesentlichen Bedingungen des Vertragsverhältnisses schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und dieses Schriftstück dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Der Arbeitnehmer muss dieses Schriftstück nicht unterzeichnen, es handelt sich nicht um den eigentlichen Arbeitsvertrag. Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ist ausgeschlossen ( § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG ).