Teil 1 des Interviews mit CFO Dr.Stefan Gros finden Sie hier, auf unserem Blog.

Dr. Gros

x-cellent: Herr Gros, wodurch kann man die Ziele erreichen

Man braucht ein Team aus internen und externen Experten, um dieses Thema zu treiben. Diese müssen unabhängig sein, um einen nüchternen Blick auf die Dinge zu haben, – ohne dabei abhängig von politischen Themen zu sein . Natürlich fließen in die Zielerreichung auch die vorher genannten Themen ein.

x-cellent: Für die Automatisierung ist das Erfassen von Prozessen ein wichtiges Thema. Wie sehen Sie das in der Praxis als CFO?

Sie können davon ausgehen, dass in 99 Prozent der Fälle Prozesse nicht ordnungsgemäß erfasst und auch nicht dokumentiert sind. Und wenn sie dokumentiert sind, ist auch immer noch die Frage: Wie sehen die tatsächlichen Prozesse aus? Die haben dann zumeist auch nur noch wenig mit den Dokumentierten gemein.

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x-cellent: Das erleben wir auch: Dokumentierte und tatsächlich gelebte Prozesse unterscheiden sich deutlich. Gerade wenn man sich ISO-Prozesse anschaut, kommt es da häufig zu Diskrepanzen.

x-cellent: Werden Prozesse in Ihrem Bereich als CFO häufig geändert und optimiert?

Ich spreche jetzt immer von administrativen Prozessen, nicht von Produktionsprozessen – nur um das noch klar zu stellen. Prozesse sollten regelmäßig überprüft und optimiert werden – werden sie aber nicht. Das hängt meistens davon ab, wie die Prioritäten des Managements gesetzt werden. Und da muss immer abgewogen werden, wie viel Potential hinter einer Änderung und Optimierung steckt. Meistens wir erst optimiert, wenn die Dinge nicht rund laufen: Wenn zum Beispiel durch unnötige Dinge Kosten oder Schaden entstehen. Bei einem Kunden von mir hat man sich zum Beispiel gewundert, dass die Kunden auf Grund der AGBs Pönalen bezogen. Die Kunden sagten, dass die Ware wurde zu spät geliefert wurde oder nicht die gewünschte Qualität hatte. Dadurch wurden sehr hohe Beträge zurückgefordert oder verrechnet. Also ist man der Sache nachgegangen und hat festgestellt, dass im Vertragsmanagement bei der Abschließung der Verträge auf die AGBs und Vertragswerke nicht geachtet wurde. Dieser Prozess wurde vernachlässigt. Das wurde als Anlass genommen, um zu schauen: Wie ist denn unser Vertragsprozess und wie kann man da systematisch vorgehen. Dann wurde ein digitalisierter Prozess aufgesetzt, der dafür gesorgt hat, dass die Vertragsqualität gesteigert wurde.

x-cellent: Könnte auch die Liquiditätsanalyse ein Prozess sein, der optimiert und überarbeitet werden muss?

Es müssen wahrscheinlich ganz neue Prozesse eingeführt werden. Wenn der Treasurer nur auf den Kontostand schaut, reicht das nicht. Jeder der operativ verantwortlich ist, muss einschätzen: So sind die Zahlungsbedingungen. Dann müssen die Zahlungsbedingungen eingetragen werden. Es muss eine Einschätzung geben: Was kommt, was kommt nicht und wo stehen wir? Was wird an Leistungen erbracht in den nächsten drei Monaten und was kann mit Verzögerung abgerechnet werden. Und so hat man da einen neuen Prozess.

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x-cellent: Sie haben ja auch schon Erfahrung mit Hyperautomation sammeln können. Würde Ihnen das Toolset das Erreichen der Ziele erleichtern?

Mit Experten wie Ihnen kann das gelingen - wenn ich die nicht hab´, hab´ ich keine Chance. Ich brauche jemanden, der das praxisorientiert und pragmatisch mit umsetzt. Hyperautomation kann auf jeden Fall eine Lösung sein.

x-cellent: Natürlich muss immer der Return-of-Invest (RoI) sichergestellt sein.

Klar hilft Hyperautomation, dass - gerade in der Unsicherheit in einer Pandemie-Situation - die Abhängigkeit von Mitarbeitern zur Gewährleistung von Basisprozessen reduziert werden kann.

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x-cellent: Eine abschließende Frage: Welche Informationen würden Sie von uns benötigen, um zu sagen: Automatisiere ich den Prozess mit Hyperautomation oder nicht?

Ich würde mit Ihnen alle Prozesse durchgehen und wir würden dann gemeinsam sehen, bei welchen Prozessen eine Hyperautomation etwas bringt. Von Ihnen benötige ich die ganz normalen Projektdaten: Eine RoI-Analyse, Einschätzung des Zeitaufwands und Umsetzungs- und Erfolgsgarantien und dann natürlich auch noch eine Einschätzung ob die Nebenziele erfüllt werden. Man muss dieses Projekt auf jeden Fall in der Gesamtheit sehen. Wenn ein Prozess auf einmal schneller ist und ich dadurch den Kundennutzen erhöhe, dann zahlt das ja auch auf das Geschäftsmodel ein. Oder: Fehler im Order-to-Cash oder Purchase-to-Pay können zu hohen Abwicklungskosten führen. Diese Dinge müssen in die ganzheitliche Betrachtung unbedingt mit einfließen.

x-cellent: Vielen Dank Herr Groß für die interessanten Einblicke und die Zeit, die Sie sich genommen haben. Wir freuen uns auf viele weitere Projekte.

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