Automation der Rechnungstellung auf Basis einer externen Mitarbeiterzeiterfassung
Automatische Rechnungstellung mit Robotic Process Automation

Auf Basis des externen Zeiterfassungssystems SAP CATS eines Kunden wurde die Rechnungsstellung für einen Dienstleister mit Robotic Process Automation (RPA) automatisiert.

Ausgangspunkt des Prozesses ist der Zeitnachnachweis des jeweiligen Mitarbeiters als PDF in dem alle kontierten Projekte aufgeführt werden. Aus den jeweiligen Auftragsbestellungen wird zur Steuerung der Rechnungslegung alle Projekt- und Leistungsarten mit Verrechnungspreisen in einem Excel-Parameterdatei bereitgestellt.

RPA im Einsatz

Der Software-Roboter erstellt mittels Zeitnachweis und Excel-Parameterdatei die Rechnungen, aktualisiert das Rechnungsbuch und versendet die Rechnungen mit Anlagen als PDF an den jeweiligen Zielkunden per E-Mail.

Steckbrief

Branche: Dienstleistung

Laufzeit: 8 Wochen

Teamstärke: 2 Personen

Die x-cellent Thinking Lösung

Mit der Automatisierung konnte der Rechnungserstellungsprozess von ca. 2,5 Stunden pro Monat auf etwa 30 Minuten reduziert werden. Die Rechnungen werden am gleichen Tag nach Eingang des Zeitnachweises unabhängig von der (nicht) geplanten Abwesenheit der verantwortlichen Buchhaltungskraft bearbeitet. Ferner erfolgt eine Steigerung der Prozessqualität durch Vermeidung von Flüchtigkeitsfehler (Routinetätigkeit).

Technologien

e:Agent RPA-Plattform von meta:proc

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