Digitalisierung aller HR-Prozesse in einer heterogenen Verbandsorganisation
Manuellen Aufwand in Personal-Prozessen minimieren durch Digitalisierung

Bei einem Verband mit etwa 500 Mitarbeitern wurden die HR-Prozesse sowohl digitalisiert und optimiert als auch die Anzahl der historisch gewachsene Tool-Landschaft mit geringer Integrationstiefe reduziert. So wurde der manuelle Aufwand im Bereich Personal auf ein Minimum verringert.

Die Aufgaben des Verbandes waren breit gefächert, darunter das Prüfen und Beraten der Mitglieder bei rechtlichen, steuerlichen, personellen und organisatorischen Fragen. Außerdem wurden Programme zu Aus- und Weiterbildung in den Bildungseinrichtungen bereitgestellt und die Interessen der Mitglieder politisch vertreten. Dadurch waren die HR-Mitarbeiter während des Projektes teilweise noch stark im Tagesgeschäft eingebunden.

Prozess-Automatisierung im Einsatz

Für eine effektive Projektumsetzung wurde eine agile Vorgehensweise bei den, in diesem Bereich noch unerfahrenen, HR-Mitarbeitern eingeführt. In den 14-tägigen Sprints wurde zuerst eine Status-quo-Analyse der bestehenden Prozesse und Pain Points durch Interviews und Workshops mit den Stakeholdern, Fachabteilungen und späteren End-Usern durchgeführt. Die daraus resultierenden Anforderungen und User-Stories wurden in ein strukturiertes Backlog aufgenommen. Nach der Priorisierung mit dem Product Owner wurde eine Roadmap, sowie eine Long-List für geeignete Anbieter erstellt, welche durch eine Short-List mit Hilfe der Anforderungen und Produktvorstellungen verifiziert wurde.

Die darauffolgende Managementempfehlung und Unterstützung bei der Vertragserstellung sowie Teilumsetzung der Funktionen und Prozesse auf der Zielplattform P&I LOGA3 waren ein voller Erfolg.

Steckbrief

Branche: Verband

Laufzeit: 2 Jahre

Teamstärke: Product Owner, 1-2 Business Analyst (x-cellent Berater), 2 - 4 Mitarbeiter aus den Fachbereichen

Die x-cellent Thinking Lösung

Zusammen mit dem Auftraggeber konnten wir nicht nur die Prozessabwicklung bereichsübergreifend verbessern und die Systeme auf eine integrierte Plattformlösung reduzieren, sondern auch die Fehlerquote deutlich verringern. Außerdem wurde ein Mitarbeiter-Self-Service implementiert, um das HR-Personal weiter zu entlasten.

Technologien

Jira, P&I LOGA3

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